Zeitgemässe Bausoftware für die Ressourcenplanung

Wie sich Unternehmen des Bauhaupt- und Baunebengewerbes mithilfe von modernen, digitalen Hilfsmitteln zukunftssicher und krisenfest aufstellen

Trends in der Bauindustrie

Wir haben beobachtet, dass der Ressourcenplanungsprozess immer wichtiger wird. Erstens werden die «äusseren» Anforderungen an den Planungs- und Ausführungsprozess anspruchsvoller und zweitens wird es immer schwieriger, mit dem Wandel der Branche Schritt zu halten. An dieser Stelle sei das Schlagwort BIM (Building Information Modeling) erwähnt.

In diesem Spannungsfeld hängt der erfolgreiche Verlauf eines Projektes immer stärker von seiner inneren Organisation ab. Je besser ein Unternehmen organisiert ist, desto effizienter und gezielter kann es sich auf seine Kernaufgaben fokussieren und Kräfte freilegen, um mit der notwendigen Innovation Schritt zu halten.

Herausforderungen an Planung und Disposition

• Stets zu viele oder zu wenige Projekte bzw. Personal im Unternehmen; Über- oder Unterbelastung der Mitarbeiter*innen.
• Ständige Verschiebungen und Änderungen von Projekten aufgrund von Wettereinflüssen, Anforderungen durch Behördenabnahmen, Unvorhergesehenes, Terminengpässe, etc.
• Die Komplexität steigt mit der Firmengrösse, je grösser die Firma, je mehr Projekte und Anzahl Mitarbeiter, desto aufwändiger und unübersichtlicher wird die Ressourcenplanung.
• Keine adäquaten Kommunikationsmittel mit Mitarbeiter*innen, die Zuteilungsinformationen zum einzelnen Mitarbeiter über Telefon oder persönlich frühmorgens ist aufwändig und veraltet.
• Das Einsatzplanungstool erfolgt ohne Kapazitätsplanung oder das Kapazitätsplanungstool wird über die Finanzplanungssoftware abgedeckt oder die Kapazitätsplanungssoftware wird mit Ist-Zahlen anstelle von Soll-Zahlen geführt.

Vanillaplan: Die Kapazitäts-, Ressourcen- und Einsatzplanung – einfach und effizient!

Am Anfang von Vanillaplan stand die Anfrage einer befreundeten Holzbaufirma:

«Könnt ihr aus unseren Magnettafeln eine Software für die Ressourcenplanung entwickeln?»

Darauf hat Vanillaplan AG zahlreiche digitale Instrumente für die Einsatz- und Kapazitätsplanung untersucht. Die Suche nach etwas einfachem, visuellem und benutzerfreundlichem blieb ergebnislos. Deshalb hat Vanillaplan AG entschieden, die Magnettafeln zu digitalisieren.

Die Applikation enthält die Hauptmodule: Planung, Stammdaten, Administration und Kommunikation. Im Modul Planung kann man direkt auf die Einsatz- und Kapazitätsplanung zugreifen, die Abwesenheiten erfassen, die Ressourcenzuteilung für interne und temporäre Mitarbeiter erstellen.

Die Kommunikation zu den Mitarbeitern erfolgt über die digitale «Magnettafel» – entspricht einer zeitgemässen Anzeigetafel sowie über eine Smartphone-App.

Kapazitätsplanung

Im Kapazitätsplan werden alle Projekte und Aktivitäten bis über 52 Wochen dargestellt. In der Kapazitätsplanung selbst wird für jedes einzelne Projekt pro Periode der Auslastungsverlauf bestimmt. Je höher die Auslastung ist, umso mehr Personal wird benötigt. Wird der Auslastungsverlauf geändert werden die Auslastungswerte in Echtzeit aktualisiert. Der Visualisierung wird einen hohen Stellenwert gegeben. Farblich werden Unter- und Überlastung dargestellt. Die Fortschrittsanzeige zu jedem Projekt entsteht, indem die Software die Summe der verbuchten Arbeitsaufwände (nur Personal) für jede Projektphase berechnet.

Einsatzplanung

Die Einsatzplanung besteht aus der Projekt- und Ressourcenansicht und ist auf verschiedene, praxisorientierte Zeiteinheiten ausgelegt: 1 Tag, 5 Tage, 7 Tage oder 3 Wochen, 4 Wochen und 9 Wochen – per Mausklick umschaltbar. Die Projektansicht entspricht nicht nur visuell, sondern auch funktional einer «digitalisierten» Magnettafel. Jede einzelne Ressource (Mitarbeiter, Maschine, Fahrzeug, etc.) erscheint mit Foto unter dem Reiter «Verfügbar» und kann mittels Drag & Drop auf das gewünschte Projekt zugeteilt werden. Die Ressource wird automatisch für den ganzen Tag oder aber prozentual oder zeitabhängig zugeteilt. Dadurch kann die verbleibende Kapazität auf ein anderes Projekt eingeplant werden. Zudem aktualisieren sich die Ist-Werte bzw. die Differenz zu den geplanten-Werten des kalkulierten Aufwands oder des Ressourcenverbrauchs laufend mit der Zuordnung des Personals an.

Kommunikation

Mit der Mobile App sehen die Mitarbeiter*innen von unterwegs ihre Einsätze oder können z. Bsp. von der Baustelle prüfen, welche Ressourcen verfügbar sind. Auch die Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen sind immer dabei. Die digitale Anzeigetafel zeigt für den aktuellen Tag alle Projekte und verfügbaren als auch abwesenden Ressourcen an. Ab 15:00 nachmittags wechselt die Ansicht der Einsätze auf den Folgetag (selbstverständlich einstellbar).

Schnittstellen

In der modernen Welt von Cloud Software sind Schnittstellen zu verschiedenen Applikationen selbstverständlich und weit verbreitet. Der Anwender stellt sich seine digitalen Instrumente für verschiedene Zwecke zusammen. Vanillaplan stellt eine generische Schnittstelle zur Verfügung, welche einen ereignis- und/oder zeitgesteuerten Datenaustausch zu gängigen ERP-Systemen ermöglicht.

Wie profitiert das Unternehmen durch den Einsatz von Vanillaplan?

Vanillaplan erfüllt die Anforderungen an eine moderne Planungssoftware. Vanillaplan ist massgeschneidert für das Bauhaupt- und Baunebengewerbe. Die Software erfüllt sämtliche Eigenschaften einer robusten und zeitgemässen Lösung.

• Sie erfüllt die heutigen Sicherheitsstandards, welche periodisch durch unabhängige Experten überprüft werden.
• Die Daten werden in der Schweiz gespeichert.
• Die Benutzerschnittstelle (User Interface) ist top modern. Die Anwendung macht Spass!
• Das Geschäftsmodell basiert auf der Verrechnung der tatsächlichen Nutzung. Die Kosten sind transparent.
• Die Anwendung benötigt minimale Schulung.
• Es ist keine Installation nötig. Die Software läuft im Browser. Einzig die Mobileanwendung verlangt die Installation einer App.
• Die Einführung der Anwendung erfolgt in Schritten (1. Demo, 2. Test, 3. Produk­tiveinsatz) und basiert auf minimalen Aufwand. Das Software-Setup ist einfach und für die Branchenbedürfnisse grösstenteils vordefiniert.

Untersuchungen über einen längeren Zeitraum haben ergeben, dass je Mitarbeiter eine beträchtliche Kostenersparnis erwartet werden darf, im Wesentlichen erreicht durch:

• Aufwandreduktion des Planungsprozesses
• Reduktion von Mitarbeiter- und Fahrzeugverschiebungen zwischen Baustellen
• Erhebliche Verbesserung der Visualisierung von Planungsergebnissen
• Wegfall unnötiger Kommunikation

Nicht zuletzt erlaubt es den Unternehmen, eine höhere Auslastung und dadurch einen höheren Umsatz zu erreichen.

Interview: Erfahrung aus der Praxis

 

 

 

 

 

Herr Thomas Zumsteg ist Leiter Produktion bei der Stamm Bau AG Holzbau

• Wie sind Sie auf Vanillaplan gestossen? Warum haben Sie sich für dieses Produkt entscheiden?

Über „Mund zu Mund“-Propaganda. Wir hatten vorher Microsoft Project und Magnettafeln im Einsatz. Es war etwas gar mühsam und zeitintensiv.

• Wie organisieren Sie Ihre Mitarbeiter und wie nutzen Sie dabei Vanillaplan?

Jeden Mittwochnachmittag kommen der Leiter Produktion und alle Projektleiter zu einer Wochenbesprechung vor einem grossen Bildschirm zusammen. Gemeinsam wird die Kapazitätsplanung im Plenum besprochen. Dann wird geschaut wer hat wo noch Bedarf in der kurzzeitigen Einsatzplanung auf eine oder zwei Wochen genau. Zusätzlich wird geprüft in der Kapazitätsplanung, ob genügend Mitarbeiter vorhanden sind für die nächsten zwei Wochen oder ob temporäre Mitarbeiter an- oder abgemeldet werden müssen.

• Wie handhaben Sie die einzelnen Projekte?

Jede Woche kommen alle Projektleiter einzeln in das Büro des Leiters Produktion, um dort die Einsatz- und Kapazitätsplanung ihrer jeweiligen Projekte zu besprechen.

• Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen um?

Jeden Morgen sitzen alle Projektleiter mit dem Leiter Produktion kurz ein paar Minuten zusammen, um den aktuellen Tag nochmals zu überprüfen, weil es immer wieder unerwartete Ausfälle wie Krankheiten, Sportunfälle vom vergangenen Abend, Schlechtwetterausfälle, etc. gibt. Sobald alles wieder für diesen Tag umorganisiert und in Vanillaplan nachgetragen ist, geht die Tagesplanung raus zu den Mitarbeitern via Mobile App oder digitaler Anzeigetafel. So weiss jeder Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn, wie er für den Tag eingeteilt ist. In den meisten Fällen weiss er es schon am Vorabend, wo er anderntags eingeteilt ist.

• Welchen Nutzen stellen Sie durch die Anwendung von Vanillaplan in Ihrem Unternehmen fest?

Im Wesentlichen liegt der Nutzen für die Stamm Bau AG bei:

• • Deutlich weniger Planungsaufwand und Koordinationsaufwand für die Mitarbeiterinformation, weil alle Informationen digital kommuniziert werden.
  • Keine bis wenige Baustellenwechsel von Mitarbeitern und Fahrzeugen.
  • Viel mehr Ruhe im Team, mehr Fokus auf die Kernaufgaben.
  • Kontinuierliche Teamzusammensetzung bei der Arbeit in der Werkhalle oder auf der Baustelle.
  • Ein sehr wichtiger Aspekt sind die deutlich besseren Verbindlichkeiten intern und extern dank vorausschauender Planung. Also auch eine bessere Verbindlichkeit gegenüber den Kunden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Zu Vanillaplan

Seit 2017 hat Vanillaplan ein Ziel: Das digitale Planen von Einsätzen und Kapazitäten komplett zu erneuern. Dabei geht es vor allem um eine Idee: die Entwicklung einer bedienungsfreundlichen Software zur Einsatz- und Kapazitätsplanung in der Bauwirtschaft oder wie wir sagen: Digitale Ressourcenplanung darf Spass machen. Jeden Tag.

Wir sind ein Startup und entwickeln unsere Software as a Service (SaaS) an unserem Standort in Basel, Schweiz. Vanillaplan ist seit Januar 2019 als B2B-Lösung am Markt und wächst kontinuierlich. Unser Erfolg basiert auf zwei Faktoren: Auf einem starken Produkt und einem starken Team.

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